Архив рубрики: Системы управления закупками

Что представляет собой автоматизация закупок и особенности управления

автоматизация процесса

На каждом предприятии процесс закупок – один из самых важных, именно поэтому автоматизация закупок требует максимальных усилий от руководства и ответственных работников. От того, насколько правильно налажена работа, зависит финансовое благополучие предприятия. Внедрение автоматизированных систем способствует значительному улучшению финансового состояния и увеличения прибыли в конечном итоге.

На что влияет автоматизация закупок

Автоматизированная система управления закупками сэкономит рабочее время сотрудников, которое можно использовать для развития предприятия и решения других не менее ключевых задач. Менеджеры имеют возможность только вносить коррективы, а SRM система самостоятельно формирует заказы. Чтобы эффективно управлять, от менеджеров по закупкам требуется использование интеллектуальных инструментов. Главный принцип работы автоматизированной системы является Теория Ограничений. Можно получить намного быстрее информацию о движении товара. Теперь нет никакой необходимости анализировать различные источники информации, всей этой работой занимается система. Таким образом, управление закупками осуществляется намного быстрее и эффективнее.

Если раньше значительно снижались показатели в результате неквалифицированных работников, то теперь человеческий фактор практически исключается, улучшается представленность ассортимента. Нужно только наладить программу и в заказ будут добавляться товары, которые есть в ассортименте, но нужно пополнить запас. Если формировать заказы в полуручном режиме, некоторые товары могут быть пропущены. Система сама выявляет те товары, которые необходимо закупить, благодаря механизму Динамического управления буферами.

гос закупки 2017

Преимущества использования системы автоматизированных закупок

Автоматизация управления закупками позволит автоматически формировать заказ, улучшая производительность работы. Ассортимент товара оптимизируется. В отчетности будет содержаться информация о том, вводить или выводить товар в ассортимент, можно перевести в регулярный заказ. Эти решения принимают менеджеры по закупкам, исходя из запасов на складах. Каждый день сотрудники по закупкам получают информацию о том, сколько товаров находится, какие в дефиците или в избытке. Внимание менеджеров также обращается на то, какие товары реализуются по акциям, новые и требуют повышенного внимания.

Процесс управления закупками покажет в отчетности количество убытков через отсутствие того или иного товара. А при отсутствии таких инструментов, информация будет недоступной. Информация поступает за 6 недель или за 52. Налаживается оптимальное сотрудничество с поставщиками. Это возможно благодаря информации в отчетах о том, насколько надежный поставщик. На основании этого можно вести дальнейшие переговоры, выгодно заключать для компании контракты только с надежными партнерами.

Для чего нужно внедрять систему автоматизированных закупок на предприятии

Главная задача системы – наладить постоянный процесс закупки необходимого товара. Она подает сигналы о том, что та или иная позиция в скором времени закончиться. Но не все компании пользуются этими сигналами и делают соответствующие анализы. А это значительно влияет на итоговую прибыль. Если упустить хотя бы 1% продаж, то это может значительно повлиять на прибыль, сократив её до 10%. Программа подскажет менеджерам, когда закончиться товар и причину, а также о том, что компания может лишиться прибыли.

Читать далее

Оптимизация и автоматическое управление процессом закупок

Перед каждым предприятием стоит важная задача, добиться, чтобы управление процессом закупок было максимально налаженным и эффективным. Некоторые отдают предпочтение созданию записям о возможностях, записывают информацию о поставщиках. Но такой вариант очень ненадежен, поскольку возможно ошибиться в своих записях, учитывая человеческий фактор. Намного лучше автоматические закупки на предприятии. С их помощью не только исключается возможность ошибки, но и экономится рабочее время сотрудников, которое может быть успешно использовано для налаживания других направлений бизнеса компании. SRM система появилась сравнительно недавно, но уже успела доказать свою эффективность на практике.

Этапы процесса закупок

Прежде всего, необходимо определиться с масштабами закупок (сколько будем закупать, у кого и по какой стоимости). Это позволит определиться с будущими финансовыми вложениями и уже на этом этапе можно спрогнозировать будущую прибыль. Затем нужно сформировать план закупок. На данном этапе предварительно оцениваем поставщиков, анализируем их и выбираем самых надежных, которые предлагают товары по самой доступной стоимости. Нам также необходимо разместить объявления о подаче предложений. Оцениваем предложения, которые нам поступили и проводим переговоры с потенциальными поставщиками. При положительном их завершении, можно составлять документы, где прописываем все важные моменты будущей сделки.

схема закупок

До недавнего времени всю эту работу выполняли только люди, но теперь огромное количество функций можно выполнять, если в компании есть автоматизация закупочной деятельности. Программу нужно настроить в соответствии со специализацией компании. В дальнейшем она самостоятельно будет анализировать рынки и изучать ценовые тенденции, будет сравнивать разных поставщиков и в виде отчетности покажет сотрудникам и руководству предприятия наиболее благоприятные решения, поможет выбрать лучших поставщиков.

На основании таких данных, менеджеры по закупкам уже оценивают поставщиков и выбирают лучших. А в дальнейшем заключают договора, проверяют соответствие приобретаемых товаров на соответствие качества. Если управление закупками товаров с помощью автоматизированных систем используется правильно, предоставляется возможность проводить переговоры и заключать сделки на выгодных для компании условиях.

Преимущества использования системы автоматических закупок

В конечном итоге, руководство или владельцы компании имеют возможность значительно расширить номенклатуру закупок, постоянно отслеживать наличие или отсутствие товаров. Система закупок будет постоянно информировать о том, что некоторые товары заканчиваются и требуется осуществить закупку. Кроме того, система будет контролировать, чтобы запасы некоторых товаров не были большими, тем самым освобождается место для новых единиц, расширяя ассортимент. Покупатели будут более лояльно относится к Вашей компании, всегда есть то, что нужно по доступной стоимости, поскольку система помогла найти лучших поставщиков, которые реализуют товары по низким ценам.

Читать далее