Оптимизация и автоматическое управление процессом закупок

Перед каждым предприятием стоит важная задача, добиться, чтобы управление процессом закупок было максимально налаженным и эффективным. Некоторые отдают предпочтение созданию записям о возможностях, записывают информацию о поставщиках. Но такой вариант очень ненадежен, поскольку возможно ошибиться в своих записях, учитывая человеческий фактор. Намного лучше автоматические закупки на предприятии. С их помощью не только исключается возможность ошибки, но и экономится рабочее время сотрудников, которое может быть успешно использовано для налаживания других направлений бизнеса компании. SRM система появилась сравнительно недавно, но уже успела доказать свою эффективность на практике.

Этапы процесса закупок

Прежде всего, необходимо определиться с масштабами закупок (сколько будем закупать, у кого и по какой стоимости). Это позволит определиться с будущими финансовыми вложениями и уже на этом этапе можно спрогнозировать будущую прибыль. Затем нужно сформировать план закупок. На данном этапе предварительно оцениваем поставщиков, анализируем их и выбираем самых надежных, которые предлагают товары по самой доступной стоимости. Нам также необходимо разместить объявления о подаче предложений. Оцениваем предложения, которые нам поступили и проводим переговоры с потенциальными поставщиками. При положительном их завершении, можно составлять документы, где прописываем все важные моменты будущей сделки.

схема закупок

До недавнего времени всю эту работу выполняли только люди, но теперь огромное количество функций можно выполнять, если в компании есть автоматизация закупочной деятельности. Программу нужно настроить в соответствии со специализацией компании. В дальнейшем она самостоятельно будет анализировать рынки и изучать ценовые тенденции, будет сравнивать разных поставщиков и в виде отчетности покажет сотрудникам и руководству предприятия наиболее благоприятные решения, поможет выбрать лучших поставщиков.

На основании таких данных, менеджеры по закупкам уже оценивают поставщиков и выбирают лучших. А в дальнейшем заключают договора, проверяют соответствие приобретаемых товаров на соответствие качества. Если управление закупками товаров с помощью автоматизированных систем используется правильно, предоставляется возможность проводить переговоры и заключать сделки на выгодных для компании условиях.

Преимущества использования системы автоматических закупок

В конечном итоге, руководство или владельцы компании имеют возможность значительно расширить номенклатуру закупок, постоянно отслеживать наличие или отсутствие товаров. Система закупок будет постоянно информировать о том, что некоторые товары заканчиваются и требуется осуществить закупку. Кроме того, система будет контролировать, чтобы запасы некоторых товаров не были большими, тем самым освобождается место для новых единиц, расширяя ассортимент. Покупатели будут более лояльно относится к Вашей компании, всегда есть то, что нужно по доступной стоимости, поскольку система помогла найти лучших поставщиков, которые реализуют товары по низким ценам.

Автоматизированная система закупок позволит снизить затраты ресурсов, уменьшить риски убытков, способствует тому, чтобы избавиться от ассортимента товаров, которые устарели и плохо продаются. Вся информация подается в виде отчетности и сигналов. В конечном итоге прибыль компании увеличивается и за счет того, что не требуется большой штат сотрудников, со многими операциями система справляется намного лучше. При постоянном наличии широкого ассортимента, за чем тоже следит система автоматизированных закупок, снижаются убытки, поскольку при отсутствии того или иного товара, покупатель уйдет к конкурентам, где этот товар есть в наличии, а в дальнейшем вряд ли вернется обратно в Вашу компанию.

Немаловажно, что доля закупок также увеличиться, которые совершаются при стандартных процедурах заказов. Еще одно преимущество заключается в том, что стоимость установки и наладки программы автоматизированных закупок очень скоро окупиться.